El cliente arranca el proceso de auditoría al ponerse en contacto con la organización auditora. El auditor jefe puede visitar al cliente para conocer el tipo y complejidad de las actividades de la empresa.
El objeto, alcance y criterio de auditoría se determinan de común acuerdo entre el cliente y el auditor-jefe. El objeto representa la razón de ser de la auditoría, el alcance define los límites y la extensión de la misma y el criterio de auditoría constituye la referencia contra la cual se va a evaluar
La entidad auditora determinará el tiempo necesario para la realización de la auditoria y su coste, comunicándoselo por escrito al cliente.
Se solicita a la empresa rellenar un cuestionario de Información Inicial que se analizará por parte del Auditor-jefe
Se efectuará una revisión preliminar de la documentación que en materia de seguridad y salud laboral deberá aportar la empresa, antes de la realización de la auditoría.
La revisión documental puede realizarse bien en las mismas instalaciones de la propia empresa o bien en los locales de la entidad auditora, previo envío o retirada previa de la documentación solicitada.
El Plan de Auditoría incluye, si procede, los siguientes puntos:
- Objetivos y alcance de la auditoría.
Criterios de la auditoría.
Identificación de las unidades funcionales y organizativas del auditado.
Identificación de las personas dentro de la organización del auditado con responsabilidad significativa relativa al SGRPL del auditado, asegurando que se ha realizado la invitación formal de participación en la auditoría a los Delegados de Prevención, o en su defecto, a los representantes de los trabajadores.
Identificación de los elementos del SGPRL del auditado de absoluta prioridad.
Los procedimientos que permitan auditar los elementos del SGPRL del auditado adecuados al tipo de organización del auditado.
La identificación de los documentos de referencia.
La duración prevista de las diferentes actividades de la auditoría.
Las fechas y lugares donde deberá realizarse la auditoría
La identidad del equipo auditor.
El calendario de reuniones.
El Plan de Auditoría se comunicará al cliente, el cual lo revisará y aprobará.
La auditoría comienza con una reunión inicial (30 minutos) entre el equipo auditor y el auditado a fin de aclarar dudas y matizar aspectos del Plan de Auditoría.
Recogida de evidencias y registro de resultados
Reunión final
- Presentar al auditado los resultados de la auditoría, asegurándose que se comprende con claridad las no conformidades detectadas.
Consensuar con la dirección y responsables de los elementos auditados el reconocimiento de la base evidencial de todos los hallazgos para que sean finalmente reconocidos y asumidos por el auditado.
Elaborar el Informe Previo de Auditoría consensuado que será firmado por ambas partes.
El contenido del Informe de Auditoría incluye, al menos, los siguientes aspectos:
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Identificación de la persona o entidad auditora y del equipo auditor.
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Identificación de la empresa auditada.
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Objeto y alcance de la auditoría.
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Fecha de emisión del informe de auditoría.
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Documentación que ha servido de base a la auditoría, incluida la información recibida de los representantes de los trabajadores, que se incorporará al informe.
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Descripción sintetizada de la metodología empleada para realizar la auditoría y, en su caso, identificación de las normas técnicas utilizadas.
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Descripción de los distintos elementos auditados y resultado de la auditoría en relación con cada uno de ellos.
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Conclusiones sobre la eficacia del sistema de prevención y sobre el cumplimiento por el empresario de las obligaciones establecidas en la normativa de prevención de riesgos laborales.
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Firma del responsable de la persona o entidad auditora.
